上海震坤行應(yīng)用SAP Business One 提升管理水平

上海震坤行貿(mào)易有限公司成立于1996 年，是專業(yè)潤滑和膠粘劑供應(yīng)商。作為多家國際知名品牌在中國的代理，上海震坤行向用戶提供優(yōu)質(zhì)的潤滑劑、膠粘劑及相關(guān)使用設(shè)備，同時提供專業(yè)的咨詢和服務(wù)。公司總部設(shè)在上海，在廣州、天津、大連、重慶、武漢、廣州、深圳等地常駐辦事處，客戶遍布全國各地。經(jīng)過快速的經(jīng)營發(fā)展，上海震坤行已經(jīng)從規(guī)模不大的潤滑油代理商，迅速成長為擁有150 名員工，年銷售額一個多億的優(yōu)秀企業(yè)。

企業(yè)發(fā)展推動信息化需求

快速成長的企業(yè)往往都離不開一個煩惱，就是在業(yè)務(wù)飛速發(fā)展、企業(yè)經(jīng)濟效益不斷提升的情況下，企業(yè)的整體管理水平卻并沒有隨之大幅度提高。這其中最主要的原因就是，當業(yè)務(wù)量迅速增長時，企業(yè)缺少一個的信息化手段，來對企業(yè)經(jīng)營過程中的資金流、物流以及信息流進行有效的管理，導(dǎo)致了企業(yè)出現(xiàn)業(yè)務(wù)流程混亂、數(shù)據(jù)不準確、無法進行有效管理等狀況，更無法令企業(yè)管理層獲取關(guān)鍵信息來輔助決策分析。

上海震坤行在公司發(fā)展道路上，同樣經(jīng)歷了這一幕。作為一家以產(chǎn)品貿(mào)易為主要業(yè)務(wù)的企業(yè)，規(guī)范、完整的財務(wù)和業(yè)務(wù)信息對上海震坤行來說意義非常重大。由于上海震坤行代理著多個國外知名品牌的產(chǎn)品，眾多的客戶和下游渠道商遍及全國，公司與他們之間的交易十分頻繁。因此公司內(nèi)部每個月都會產(chǎn)生大量的財務(wù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，包括庫存量、銷售額、應(yīng)收帳款等諸多關(guān)鍵信息。最初，上海震坤行是用一些簡單的Excel 表格來進行各種企業(yè)經(jīng)營數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和管理。但是，隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大和所經(jīng)營的產(chǎn)品線越來越豐富，公司業(yè)務(wù)量的迅猛增長使得公司很難實現(xiàn)實時有效的管理。受Excel 表格功能所限，上海震坤行只能對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行簡單的事后統(tǒng)計，無法及時地了解各類產(chǎn)品的銷售情況和庫存信息，更無法實現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一，財務(wù)部門不能及時地根據(jù)業(yè)務(wù)變化而清楚的了解公司的應(yīng)收、應(yīng)付帳款的數(shù)額，公司管理層也無法根據(jù)業(yè)務(wù)信息的變化及時做出準確的決策。

在這種情況下，信息化應(yīng)用理所當然的成為了上海震坤行公司領(lǐng)導(dǎo)的重要議事日程，上海震坤行也開始了漫長而細致的ERP系統(tǒng)選型歷程。，上海震坤行發(fā)現(xiàn)SAP Business One能基本滿足自己最初設(shè)定的功能需求；而且軟件中先進的管理流程，能幫助震坤行實現(xiàn)規(guī)范的業(yè)務(wù)管理，有效地提高企業(yè)管理水平；軟件還留有報表接口可以讓用戶自定義報表，能滿足震坤行在報表方面的一些特殊需求。因此，經(jīng)過雙方短時間的接觸之后，上海震坤行公司領(lǐng)導(dǎo)大膽決定應(yīng)用SAP Business One，來幫助公司迎接管理挑戰(zhàn)。

業(yè)務(wù)流程重組確保項目實施成功

好的實施是ERP 應(yīng)用成功的關(guān)鍵所在，上海震坤行在ERP 應(yīng)用過程中同樣認識到了這一點。從項目實施伊始，雙方便共同組建了實施小組，除SAP咨詢的實施顧問之外，項目組中含括了上海震坤行的管理、流程、業(yè)務(wù)等各部門的相關(guān)人員。實施小組首先確立了ERP項目的實施目標。針對上海震坤行面臨的公司各個部門業(yè)務(wù)信息的整合、信息的共享和工作效率的提高等主要管理挑戰(zhàn)，實施小組認為，通過應(yīng)用SAP Business One，上海震坤行必須搭建起一套整合進、銷、存、財務(wù)、銷售管理的信息系統(tǒng)，并要求系統(tǒng)高效穩(wěn)定并具有一定的靈活性。

項目實施開始后，項目實施小組對上海震坤行的業(yè)務(wù)流程重新進行了規(guī)劃。上海震坤行原有的一套業(yè)務(wù)管理流程與SAP Business One 中所設(shè)定的管理流程并不一致，公司領(lǐng)導(dǎo)決定，根據(jù)軟件所包含的管理思想，對震坤行的整體業(yè)務(wù)流程進行一番改造，這使得公司內(nèi)部的各項管理變得更為規(guī)范，更使得各部門之間能方便快捷的實現(xiàn)信息共享，將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)實現(xiàn)統(tǒng)一。

在業(yè)務(wù)流程重組的過程中，上海震坤行也遇到了由于行為慣性所帶來的一些阻力，在全公司的通力合作下，他們成功地克服了這些困難。上海震坤行公司負責(zé)整個ERP 項目實施工作的流程部負責(zé)人劉文卿將此首先歸功于領(lǐng)導(dǎo)的支持。在此次SAP Business One 的實施應(yīng)用過程中，上海震坤行公司領(lǐng)導(dǎo)對項目有著很大的信心和決心，并堅決支持采用新的管理流程來提高企業(yè)的管理水平，因而最終得到了成功。另外，此次項目的實施由對全公司業(yè)務(wù)流程最為清楚的流程部門來牽頭，因此制定出的新流程能充分考慮到上海震坤行的實際業(yè)務(wù)需要，各業(yè)務(wù)部門也積極參與了項目，這些都使得新的業(yè)務(wù)流程能在短時間內(nèi)獲得大家的認可。劉文卿表示，這也是流程重組共組獲得成功的另一個重要原因。

上海震坤行所在的行業(yè)有著許多行業(yè)特性，在報表等功能上也有著一些個性化的需求。而SAP Business One 作為一款通用性的管理軟件，很難涉及到這些需求的方方面面。因此在項目實施過程中，項目組根據(jù)上海震坤行在業(yè)務(wù)上的一些特殊需要，特別設(shè)計了一些替代方案；并通過SAP Business One 軟件中自帶的報表開發(fā)工具，開發(fā)出了一系列符合個性需求的自定義報表，滿足了上海震坤行的業(yè)務(wù)應(yīng)用需求。劉文卿還對紫光咨詢的實施顧問表示了充分認可，正是他們的細致和耐心，使得上海震坤行的SAP Business One 應(yīng)用項目實施完成的快速而有效。

有效提升企業(yè)管理水平

經(jīng)過近三個月的緊張工作，上海震坤行SAP Business One 應(yīng)用項目實施工作順利完成，系統(tǒng)于2005 年底成功上線。通過一段時間的運行，上海震坤行的企業(yè)管理水平得到了大幅度提升。
通過應(yīng)用SAP Business One，上海震坤行的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等關(guān)鍵信息的實時性得到了大幅度的增強，以前只能事后統(tǒng)計的數(shù)據(jù)，現(xiàn)在能夠適時地反映到系統(tǒng)中。這些數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中能夠?qū)崿F(xiàn)各部門共享，不僅減少了不同部門相同信息的重復(fù)錄入，減輕了工作量，還加強了部門間資源的整合，使各部門實現(xiàn)信息共享，在此基礎(chǔ)上提高工作效率，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，降低庫存，加強了銷售和應(yīng)收帳款的管理，減少了流動資金占用。

更為重要的是，上海震坤行通過利用SAP Business One 系統(tǒng)，為公司領(lǐng)導(dǎo)快速、準確、及時地提供了各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等關(guān)鍵信息，幫助決策者在快速多變的市場環(huán)境下做出準備的決策提供依據(jù)。這些也進一步幫助上海震坤行實現(xiàn)了提升企業(yè)管理水平的目標。