SAP Business One幫助休明盛世平衡供需關系、提升渠道分銷速度
在國內提到乳制品，消費者首先聯(lián)想到的便是以蒙牛和伊利為代表的液體奶系列產品，這些產品因具備安全、衛(wèi)生、健康、口味多樣、便于攜帶等特點為普羅大眾所喜愛。特別是在經濟較發(fā)達和人口文化素質較高的大中小城市，越來越多的個人和家庭形成了喝牛奶的習慣，液體奶的銷量持續(xù)保持增長的趨勢。根據(jù)權威部門發(fā)布的報告顯示：中國乳制品產量和總產值在最近的10年內增長了10倍以上，中國乳品消費在逐步擴大。
在液態(tài)奶產品的商業(yè)鏈條中，廠家扮演了產品制造商的角色，而把產品輸送向市場的供應鏈環(huán)節(jié)則由各地區(qū)的經銷商承擔，深圳市休明盛世商貿有限責任公司就在扮演這樣的智慧搬運工角色。休明盛世是蒙牛最大的經銷商，負責蒙牛液體奶系列產品在深圳、東莞、惠州城市區(qū)域的總經銷，集產品銷售、倉庫和物流為一體,進而實現(xiàn)供貨商、銷售商和客戶之間的對接以及整個交易過程的有機結合。
隨著市場規(guī)模的擴大和銷售額的攀升，休明盛世的業(yè)務運營管理日趨復雜，突出體現(xiàn)在銷售區(qū)域跨度大，每月的銷售計劃和銷售報表提交不及時，產品的采購備貨計劃制作比較粗略，短貨現(xiàn)象時有發(fā)生。而在產品的儲運方面，庫存出入庫管理不夠嚴密，期初庫存盤點值和賬面庫存值差額巨大，庫存查詢結果不準確，不能確保供應鏈的高效運轉。此外人工成本、物流配送成本、因意外導致的額外成本也呈現(xiàn)增長趨勢。面對各式各樣的管理問題，休明盛世管理層決定引入SAP Business One經銷商管理軟件，對休明盛世整體業(yè)務流程進行重組和優(yōu)化，提高企業(yè)供應鏈上下游的業(yè)務響應速度，打造一個嚴謹、高效、靈活和透明的現(xiàn)代供應鏈管理體系。
選型：適合的才是最好的
ERP選型對休明盛世而言是關系到公司未來發(fā)展的一個重要抉擇，休明盛世某位高層管理人員曾說過，“我們需要一個與業(yè)務運營模式高度吻合，并且能夠客觀的反映出公司整體業(yè)務運營狀態(tài)的一個業(yè)務管理平臺，而且這個平臺的運行速度要快，產出的數(shù)據(jù)要準確，基于這樣的理念我們著手整理系統(tǒng)功能需求清單，同時開始考察市場上幾款主流的ERP產品?！?/span>
休明盛世作為傳統(tǒng)的快速消費食品經銷商，其業(yè)務管理重點集中在商品供應、商品存儲和商品配送三個環(huán)節(jié)上：在商品供應端要確保供需平衡，避免發(fā)生短貨和壓貨的情況；在產品存儲環(huán)節(jié)要做到帳物相符，保持高效的庫存管理運作；在物流配送環(huán)節(jié)要提高商品配送效率，降低物流成本。而從宏觀業(yè)務層面上看，管理人員需要獲得及時準確的查詢報表，以便做出及時準確的業(yè)務決策。而財務部門則需要制定清晰的財務報表，以便管理層能夠掌握到準確的財務信息，確保企業(yè)處在最佳的盈利水平線上。在理清內部的管理需求之后，休明盛世也把選型的目標鎖定在由航辰創(chuàng)新提供的基于SAP Business One的快速消費品行業(yè)ERP解決方案上，該方案全面覆蓋了休明盛世的三大核心業(yè)務管理環(huán)節(jié)，具有非常鮮明的休明特色。
乳制品分銷ERP系統(tǒng)解決方案首先從儲運部門著手規(guī)范庫存管理，針對不同的業(yè)務情形制定了標準的商品出入庫業(yè)務操作流程，確保庫存查詢報表的準確度，從而為采購要貨計劃的制定和商品的配送提供準確的依據(jù)；其次是規(guī)范銷售計劃管理，銷售部需在月初向儲運部提交下月銷售計劃，儲運部根據(jù)銷售計劃及安全庫存值來制定向蒙牛的采購要貨計劃，從而確保供需對口；第三，在物流配送環(huán)節(jié)，由儲運配車人員在調度配車平臺中選取本次配送的銷售訂單，系統(tǒng)根據(jù)選擇的銷售訂單自動計算出對應的運費、裝卸費和加點費，并通過選擇車隊、車輛和時間來產生調度派車單，調度派車單可對應多個銷售訂單（一車多點），同一個銷售訂單可以對應多個調度派車單（一點多車），同時配車人員在制作調度派車單時可選擇客戶送貨順序，以配合倉庫管理員安排商品裝車順序；第四，通過SAP Business One系統(tǒng)本身具備的財務業(yè)務一體化業(yè)務邏輯，解決了財務數(shù)據(jù)和業(yè)務數(shù)據(jù)不對稱的問題，系統(tǒng)可根據(jù)財務人員的自定義選擇自動生成相應的財務報表，使決策層能夠實時掌握公司現(xiàn)金流、利潤、成本及費用開支情況，從而及時調整經營策略；最后，航辰創(chuàng)新還針對下級經銷商返利計算、促銷數(shù)量及費用控制提出了合理的解決方案，將休明的整體業(yè)務都納入SAP乳制品分銷ERP系統(tǒng)進行一體化管理。
“在觀看了航辰創(chuàng)新為我們量身定制的SAP乳制品行業(yè)解決方案的功能演示之后，我們不敢說航辰創(chuàng)新提供的方案是最優(yōu)秀的，但我們可以肯定的是在眾多供應商提供的解決方案中，沒有比航辰創(chuàng)新所提供的解決方案更切合我們的了”，休明盛世一位參與選型的管理人員曾回憶說道。
休明盛世于2012年12月與航辰創(chuàng)新簽訂了合作協(xié)議，項目于次年2月份開始實施，至8月份系統(tǒng)正式上線。
實施：團結務實、精誠協(xié)作、積極應對、適時調整
雖然航辰創(chuàng)新顧問團隊制定了嚴密周詳?shù)捻椖繉嵤┯媱?，但是圍繞休明盛世每年高達10個億的銷售額，供應鏈上下游各業(yè)務端每天要處理數(shù)量龐大的業(yè)務單據(jù)請求，所面臨的業(yè)務場景也是多種多樣，因此在實際的項目實施過程中仍然有許多新情況和新問題需要實施顧問因地制宜來解決。
比如，在制定采購拿貨計劃的時候，由于休明的經銷區(qū)域廣泛，下級經銷商和客戶種類繁多，儲運部門需要根據(jù)各個分部負責人提交的下月銷售計劃來確定采購拿貨的品類及數(shù)量，但是單純以銷售計劃為依據(jù)來衡量又不夠全面客觀，因此儲運部建議還需要以歷史的月度銷售額做為參考，綜合多方面因素來確定最終的采購拿貨計劃。對此，航辰創(chuàng)新項目小組經過多方協(xié)調和溝通，綜合各方建議并結合多年積累的技術經驗，最終拿出了令客戶滿意的解決方案。
此外，休明盛世還需要根據(jù)實際情況對各個區(qū)域及賣場進行每日銷售數(shù)量的控制，以便確保各區(qū)銷售的平穩(wěn)。在銷售訂單管理方面則需要針對不同的情況設置控制點，比如針對預付款客戶需要規(guī)定預付款額度大于下單金額方允許下單，還有針對現(xiàn)金自提方式的下單控制等等，針對客戶在這些細節(jié)方面提出的要求和建議，航辰創(chuàng)新項目小組積極與客戶代表進行溝通協(xié)商，并根據(jù)實際情況對實施計劃進行必要性的調整。針對實施有爭議的環(huán)節(jié)，航辰創(chuàng)新還另外派出資深高級顧問協(xié)助處理，從而確保項目實施順利開展并達成預期目標。
如今休明盛世的SAP乳制品將銷售管理軟件系統(tǒng)已成功上線了，回顧整個項目的實施過程，參與實施的顧問還發(fā)出感慨：“我們整個項目小組始終團結一心，互助共勉，在項目時間緊迫、工作量大的情況下仍然在預定的時間段內高質量的達成了預期的工作目標，通過這次磨練，我們大家在技術開發(fā)和應用實施方面都得到了鍛煉，獲得了增長?！?/span>
另外，負責該項目全面工作的項目總監(jiān)還說：“項目實施過程對我們實施方而言不僅是在履行一項服務義務，更是在踐行我們對客戶負責的承諾，因此我們在項目實施的過程中始終保持著積極的心態(tài)與客戶進行溝通、交流和協(xié)商，以認真負責的態(tài)度回報客戶對我們的信任，我想這是確保項目成功上線最大的前提和基礎?！?/span>
收益：縮短供應鏈各環(huán)節(jié)業(yè)務響應時間，降低成本，平衡供需關系
現(xiàn)在休明盛世已全面實現(xiàn)了業(yè)務流程自動化管理，SAP Business One系統(tǒng)乳制品行業(yè)解決方案給休明盛世日常運營管理帶來的改善和提升是顯而易見的，突出體現(xiàn)在以下多個方面：
宏觀管理：首先是休明內部的崗位劃分及工作職責更明確了，任一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都能及時找到指定的負責人，減少了因職責不明造成的溝通誤差；其次是在規(guī)范化的業(yè)務流程之下，各業(yè)務操作均以單據(jù)的形式提交，能夠在最短的時間內收到相關的應答及反饋，提高了大家的工作效率；第三，能夠以項目為單位對工作項目進行追蹤，以銷售交貨為例，從下單、派車、撿配、交貨、驗收這條流程上，每一步都是串聯(lián)起來的，增加了部門之間的信息的共享，并且讓問題追蹤變得方便；第四，通過系統(tǒng)可查詢到準確的銷售、財務及庫存情況報表，并能追溯查詢到數(shù)據(jù)背后的關聯(lián)信息，這就提高了管理層的決策效率。
儲運管理：首先是提高了庫存盤點的準確率，深圳9月份期初庫存盤點值和賬面庫存值的總差額約300箱，12月份期初庫存盤點值和賬面庫存值總差額為34箱；其次是提高了物流配送效率，11月份每天配送及時率在90%以上，并且未派車訂單可以很清楚的查到，配送及時率可以查看即時情況，還可以查詢每日未派車訂單；第三，儲運報表更加及時，如庫存可用量查詢、大日期跟進、庫存臺賬等報表可以很明細的得到庫存的可用數(shù)量、大日期產品的數(shù)量，以及每日庫存出入庫情況。
銷售管理：首先，銷售部可以根據(jù)自己的實際需求開立銷售訂單，系統(tǒng)將會根據(jù)庫存數(shù)據(jù)、計劃量及每日數(shù)量控制進行核單，如果訂單發(fā)生變化在派車前還可以改單；其次，根據(jù)系統(tǒng)提供的報表可以及時查詢到訂單處于哪個狀態(tài)，加急的單或者免費貨、福利等單可以根據(jù)實際情況催促儲運部盡快發(fā)貨；第三，客戶賬款收支情況比較明確：現(xiàn)在各分部內勤可以很明確的知道客戶剩余的預收款有多少，還能下多少錢的單，便于催款，也便于公司現(xiàn)金流周轉；第四，客戶的返點能精確到每一個產品，讓返點的計算更加有跡可循，包括返點明細的收支情況都能一目了然。
財務管理：首先，通過系統(tǒng)可對車隊運費、派車數(shù)據(jù)進行更加精確的統(tǒng)計和核算；其次，可以查詢返點的實時發(fā)生情況，以前月初返點需要在每月10號之后才能出，現(xiàn)在能在當月未清訂單完成之后就能返點；第三，產品毛利可以分產品、區(qū)域、部門等多維度來看，能及時知道各個維度的利潤情況。
促銷管理：借助系統(tǒng)，一方面可對促銷數(shù)量進行控制，另一方面可自動核算促銷金額及費用，特價、買贈或其他促銷方式都能準確的核算出相應的費用，管理人員通過查詢這些數(shù)據(jù)就可以直觀的判斷促銷活動是否合理，是否達到預期效果。